Productividad y listas de tareas – ¿Quieres ser más productivo?

¿Quién no quiere ser más productivo?

Creo que todos queremos saber organizar nuestras tareas e ideas para ser más productivos. Tener más tiempo para nosotros, la familia y amigos. Dejar de distraerse con las dudas. ¿Cerré con llave la puerta de mi casa?, ¿apague el gas de la estufa?.

Recuerdo que en una ocasión una persona me aconsejó, “debería empezar a confiar más en un lápiz que en tu propia mente”. Esto me llenó de preguntas, pero la verdad es que no le tomé mucha importancia. Seguí con mi vida y la mayoría de las cosas que realizaba las trataba de recordar para luego hacerlas.

Conforme va pasando la vida, surgen nuevas obligaciones y es necesario atender, lo más oportuno, cada una de ellas. Al principio parecía fácil llevar todo en la cabeza. Hacerlas resultaba ser pan comido, al fin y al cabo con tan pocas y simples quien se podría equivocar.

Después de varios años surgieron muchos proyectos. En aquel punto tuve el “placer” de conocer a la ‘Ansiedad’ y el ‘Estrés’ mis fieles compañeros. Creo que ya estaba comenzando a entender el consejo sobre el lápiz, y a no confiar solo en mi cerebro.

Como dice la frase de Darren Harry “Un objetivo que no se escribe en papel es una simple fantasía”. Al principio cuesta entenderla pero es muy simple. Si quieres cumplir tus objetivos toma un papel, un lápiz y apunta en una hoja todo lo que tienes que hacer.

No es que no seas capaz de organizar todas esas ideas. Aunque no lo creas casi todo el día estamos utilizando un gran porcentaje de nuestra energía con el simple hecho de pensar.

Todo lo que procesan nuestros sentidos toda esa información que capturamos en redes sociales, la televisión e incluso en nuestro entorno nos consumen energía. También nos distrae.

Para ello te voy a explicar que es la productividad. Algunas técnicas sencillas, relacionadas con lo que te acabo de contar. Haciéndolas todos los días, aumentará tu productividad.

¿Qué es la productividad?

Como yo defino la productividad, es aprovechar tus recursos y herramientas para cumplir objetivos con eficacia y eficiencia en el mejor tiempo posible. Así mismo va mejorando continuamente, conforme se desarrollan las habilidades y aumentan su calidad.

Cada objetivo debe funcionar como una fuente de motivación, que por medio de las tareas se consigan con éxito.

¿Qué es un objetivo?

Un objetivo es aquello a lo que vas a apuntar. Eso que quieres lograr a corto plazo. Puedes tener muchos objetivos, no importa si son simples o elaborados, lo que importa es que te organices para cumplirlos.

Por ejemplo; terminar tu tesis universitaria, mantener tu cuarto limpio y salir de viaje a la playa, podrían ser algunos de tus objetivos. Ciertamente unos son más simples que otros, pero al fin y al cabo son objetivos y ellos te ayudarán a organizarte.

¿Qué es una tarea?

Por lo general se encuentran dentro un objetivo. Las definiría como aquello en lo que realmente te vas concentrar. Son los pasos a seguir para alcanzar ese objetivo. A su vez, en ellas invertimos tiempo y esfuerzo.

Supongamos que mantener tu cuarto limpio es uno de tus objetivos. Con solo apuntarlo en un cuaderno es imposible que se cumpla. Para lograr este objetivo debes listar tareas diarias y comprometerte en cumplirlas. Por ejemplo: doblar tus cobijas, sacudir, organizar cajones, barrer, etc…

Es importante que las tareas estén en su objetivo específico. No recomiendo tener la tarea, limpiar la cocina, dentro de el objetivo, terminar la tesis universitaria. Creo que crearía un conflicto y te puede distraer.

Entonces, ¿para qué sirve la productividad?

La mayoría tenemos ideas que nos gustaría desarrollar. Pero, si no hacemos un plan, o como mínimo, no despejamos un poco los pensamientos, podemos angustiarnos y dejar todo a medias.

Esto es porque estamos cargados de información. Necesitas descargarla como si fuera un camión lleno de ideas.

Este proceso de descarga te ayuda a ser más productivo. Te libera mentalmente. El resultado de esta extracción es generar un plan con metas, objetivos y tareas o por lo menos comenzar con una simple lista de tareas.

Algo que debes darle mucha importancia es hacer una tarea a la vez. En caso contrario deberías delegar para así avanzar.

No tiene sentido que realices varias tareas tú solo. Lo único que provocaras es distraerte. Y en muchos casos entregar trabajos en mala calidad. Si es que alguna de esas tareas es parte de algún objetivo o proyecto profesional.

Técnica pomodoro

Quizá ya hayas escuchado sobre esta técnica, es muy sencilla, y lo mejor es que solo necesitas un cronómetro. Lo puedes encontrar en tu celular, en tu computadora, incluso con tu propio reloj.

La idea es cronometrar cada vez que estés haciendo una tarea.

1. Se recomienda cada 25 minutos darte un descanso de 5 minutos.
2. Después de 4 pomodoros un descanso más largo.

Esta técnica es muy efectiva cuando estás aprendiendo una habilidad. Mides el tiempo que tardas en terminar una tarea. Al mismo tiempo, lograrás reconocer cuales te llevan más tiempo y asignarles una prioridad más alta.

El autor del libro “Getting Things Done”, David Allen. Recomienda que las tareas que llevan menos de dos minutos las hagas de inmediato y no te mermen la energía.

To-do en listas

A pesar de que es ancestral, no valoramos lo potente que puede llegar a ser. Ya sea porque como mencione al principio se lo queremos dejar “to-do” a la mente.

Recuerdas cuando en la escuela terminaban las clases y la maestra te decía apunten la tarea y tu automáticamente hacías una lista.

También cuando tu mamá te mandaba a la tienda, si no ibas con una lista se te olvidaba todo. Llegabas con la mitad del encargo, y como te sobraba dinero, pues te comprabas tu jugo y tus merecidas papas fritas, “por tu buen trabajo”.

Pues esta es una de las técnicas más poderosas en la productividad personal.

1. Toma un cuaderno y anota todas las tareas pendientes.
2. Tendrás tres minutos para crearla. Esto ayuda a obligar a tu mente a apuntar solo lo más importante.
3. Cada tarea no debe pasar más de un renglón. Así mantienes una lista simple.
4. Organizadas por objetivo o si lo percibes mejor por tema. Con el tiempo podrás ir agregando más tareas en los temas y borrar las que ya terminaste.

Algunas personas crean listas no organizadas, si te sirve de ese modo, adelante. Después irás encontrando el sentido de cada una, y será necesario ordenarlas dentro de un tema. Posteriormente cuando sean más, las agregaras en metas y luego quizá hasta en proyectos.

Google tiene dos aplicaciones muy útiles y poderosas “Google keep” y “Google tareas”. En cualquiera de las dos puedes generar listas.

La primera yo la utilizo mucho para guardar las ideas que me surgen repentinamente, o si encuentro algo en Internet que me llamó mucho la atención también.

La segunda como su nombre lo dice, está más especializada en apuntar tus tareas diarias y organizarlas.

Aunque, a decir verdad, la mejor manera de comenzar con este hábito, es con un lápiz y un papel. Pero si tu ya eres habilidoso con la tecnología puedes empezar con estas dos aplicaciones.

Por otro lado, es muy importante saber, que no siempre es posible terminar todas las tareas. No te estreses cuando no la termines, todos tenemos altibajos. Puedes posponer esa actividad o re-programar.

Es posible que algunas tareas se atrasen meses, incluso años. Por lo tanto, reestructurar metas, objetivos y tareas siempre es una opción. También puede ser estratégico para quitarse cosas de encima, y así crear algo mucho mejor. Por supuesto siempre que te beneficie a ti, y a tu productividad. Definitivamente no procrastines y dejes que las distracciones se apoderen de ti.

Conecta con tu inconsciente

Los estoicos realizaban caminatas para aclarar las ideas. La recomendaban como una forma de entrenamiento mental. Los budistas para tener una mente sana y feliz, también sugerían dar largas caminatas. De este modo conectas con tu mente inconsciente para aclarar los pensamientos.

Al hacer caminatas se generan nuevas conexiones entre células cerebrales, se reduce el envejecimiento y se aumenta el volumen en el hipocampo. Caminar aumenta la creatividad y es una técnica de concentración.

Silencia tu celular. Permanece consciente en el paseo. Con esto quiero decir, estar presente.

Conclusión

En resumen, midiendo tu tiempo, organizando tus tareas en listas y haciendo caminatas que te generen esa tranquilidad mental, notarás un progreso en la productividad. Debes de tener bien claro que la productividad no se obtiene de la noche a la mañana.

El proceso para ser productivo es ir generando nuevos hábitos que ayuden a descargar el agotamiento mental. Y por consecuencia concentrarte mejor en cada una de tus tareas diarias.

Entre más pronto te concentres en tu productividad trabajando con las técnicas propuestas obtendrás resultados cuando menos te lo esperes.